Política de Tratamiento de Datos Personales

VoleiData

Fecha de entrada en vigencia: 10/5/2026

Última actualización: 5/5/2026

Versión: 1.0

1. Identificación del responsable del tratamiento

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la "Política") regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, supresión y, en general, el tratamiento de datos personales realizado en el marco del proyecto VoleiData.

El responsable del tratamiento es:

Nombre: Miguel Ángel Campiño Valencia

Tipo de identificación: Cédula de Ciudadanía No. 1234191395

Tipo de responsable: Persona natural

Domicilio: Cali, Valle del Cauca, Colombia

Correo electrónico para protección de datos: info.voleidata@gmail.com

Teléfono / WhatsApp: +57 321 653 8460

Sitio web: www.voleidata.com

Para todo lo relacionado con el tratamiento de datos personales, peticiones, consultas y reclamos, el canal oficial será el correo electrónico aquí indicado.

2. Marco normativo aplicable

Esta Política se adopta en cumplimiento de la normativa colombiana sobre protección de datos personales, en especial:

La Constitución Política de Colombia, artículo 15 (derecho al habeas data).
La Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
El Decreto 1377 de 2013, hoy compilado en el Decreto 1074 de 2015, Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
Las circulares y conceptos expedidos por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), incluyendo, entre otras, las Circulares Externas 002 de 2015 y 005 de 2017.
Las demás normas que las modifiquen, sustituyan o complementen.

3. Definiciones

Para efectos de esta Política se entenderá por:

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular, mediante la cual se le informa sobre la existencia de las políticas de tratamiento, las finalidades del tratamiento y la forma de acceder a ellas.

Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.

Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o servidor público y los contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas y registros oficiales.

Dato semiprivado: dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública, y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.

Dato privado: dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

Datos sensibles: datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Transmisión: comunicación de datos personales dentro o fuera del territorio colombiano, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Transferencia: envío de datos personales por parte del responsable o encargado, ubicado en Colombia, a un receptor que se encuentra dentro o fuera del país y que actúa como responsable del tratamiento.

Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión, transferencia o supresión.

4. Datos personales que se recolectan

VoleiData podrá recolectar y tratar, entre otros, los siguientes datos personales de personas naturales vinculadas a clubes, instituciones o al ecosistema del voleibol:

Nombre y apellidos del contacto del club o de la persona que diligencia el formulario.
Cargo, rol o vínculo con el club o entidad.
Número de teléfono celular y/o fijo.
Correo electrónico.
Redes sociales asociadas al club o al contacto, cuando sean suministradas voluntariamente.
Ciudad y departamento de residencia o de operación del club.
Cualquier otro dato de contacto o de identificación que sea entregado voluntariamente por el titular.

Adicionalmente, VoleiData podrá recolectar información institucional, organizacional o de caracterización del club, que en sí misma no constituye dato personal pero puede asociarse a personas naturales en algunos casos:

Nombre del club.
Ciudad y departamento.
Año de fundación.
Información sobre personería jurídica y reconocimiento deportivo.
Número de jugadores, categorías y ramas.
Escenario o sede deportiva.
Otra información organizacional, técnica o estadística relacionada con el club.

5. Datos sensibles y datos de menores de edad

VoleiData no recolecta de forma intencional datos sensibles ni datos personales de niños, niñas o adolescentes de manera directa dentro de su operación inicial.

En caso de que, por error o por una futura evolución del modelo, llegaren a recolectarse datos de menores de edad o datos sensibles, su tratamiento se sujetará estrictamente a la normatividad vigente, en particular:

Para datos sensibles: el titular tendrá derecho a no responder y, en todo caso, se requerirá autorización explícita, salvo en los casos exceptuados por la ley.
Para datos de niños, niñas y adolescentes: prevalecerá su interés superior, se respetarán sus derechos fundamentales y se requerirá la autorización previa y expresa del representante legal, además de escuchar la opinión del menor cuando ello sea posible considerando su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

En estos eventos, VoleiData adoptará medidas adicionales de seguridad, finalidades específicas y restricciones de uso conforme a las directrices de la Superintendencia de Industria y Comercio.

6. Finalidades del tratamiento

VoleiData tratará los datos personales para finalidades determinadas, explícitas y legítimas, agrupadas en las siguientes categorías. La autorización del titular podrá ser solicitada de forma diferenciada cuando ello sea necesario.

6.1. Finalidades para datos de contacto de personas naturales

Establecer y mantener comunicación con los titulares y/o representantes de clubes.
Atender solicitudes, consultas, peticiones, quejas y reclamos.
Enviar información sobre torneos, novedades del sector, contenidos de interés, lead magnets, documentos descargables, cronogramas y boletines.
Enviar comunicaciones de carácter informativo o comercial relacionadas con VoleiData, su newsletter, productos y servicios, siempre que el titular haya autorizado dicho envío.
Verificar la veracidad y exactitud de la información suministrada.

6.2. Finalidades para información institucional de clubes

Registrar a los clubes dentro del ecosistema o base de datos de VoleiData.
Construir, organizar, actualizar, depurar, categorizar y analizar una base de datos sectorial del voleibol en Colombia.
Elaborar reportes, estadísticas, visualizaciones, estudios e investigaciones de mercado relacionadas con el ecosistema del voleibol.
Mostrar información agregada y, cuando corresponda, información institucional individual de clubes en el dashboard, sitio web o productos de VoleiData, sin publicar datos de contacto personales no autorizados.

6.3. Finalidades técnicas y operativas

Desarrollar, mejorar, medir y optimizar la plataforma, el sitio web, los formularios y la experiencia del usuario.
Garantizar la seguridad de la información, prevenir fraudes y conductas indebidas.
Realizar analítica web, métricas de tráfico y campañas de comunicación.

6.4. Finalidades comerciales y futuras

Gestionar futuras ofertas de membresías, suscripciones, reportes pagos, productos o servicios relacionados con VoleiData.
Realizar campañas de marketing, remarketing, segmentación y personalización de contenidos, cuando el titular haya autorizado dichos usos.

6.5. Finalidades legales

Cumplir obligaciones legales, contractuales o regulatorias aplicables.
Atender requerimientos de autoridades administrativas, judiciales o de control.
Conservar la información durante los términos legales aplicables.

7. Fuentes de la información

Los datos tratados por VoleiData podrán provenir de:

Formularios diligenciados directamente por titulares o por representantes de clubes.
Contactos voluntarios realizados por correo electrónico, WhatsApp, formularios web, redes sociales u otros canales digitales.
Datos públicos en los términos definidos por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.
Información lícitamente accesible en fuentes oficiales como sitios web institucionales, registros públicos y publicaciones de entidades del sector deportivo, cuando ello resulte pertinente y legalmente procedente.
Herramientas tecnológicas y de analítica utilizadas en el sitio web.

VoleiData se abstendrá de tratar datos cuyo origen sea ilícito o cuyo acceso requiera autorizaciones que no se hayan obtenido.

8. Tratamiento de información pública y visibilidad de ciertos datos

VoleiData podrá publicar en su dashboard, sitio web o productos de información ciertos datos institucionales o agregados relacionados con clubes, sin que ello implique divulgar datos personales privados como teléfonos personales o correos electrónicos personales sin la debida autorización.

Los datos de contacto de personas naturales vinculadas a los clubes serán, por regla general, de uso interno y no se divulgarán públicamente, salvo autorización expresa del titular o deber legal que obligue a ello.

9. Autorización del titular

VoleiData solicitará la autorización previa, expresa, informada y libre del titular para el tratamiento de sus datos personales, salvo en los casos exceptuados por la ley (artículo 10 de la Ley 1581 de 2012).

La autorización podrá obtenerse a través de los siguientes medios, entre otros:

Formularios físicos firmados.
Formularios web con casillas de verificación.
Mensajes de datos, correo electrónico o mensajes de WhatsApp.
Cualquier otro mecanismo idóneo que permita su conservación o posterior consulta.

VoleiData conservará prueba de la autorización otorgada por el titular mediante registros electrónicos, capturas, logs de los formularios, copias de los correos o cualquier otro medio que permita acreditar el consentimiento.

Cuando el tratamiento involucre el envío de comunicaciones comerciales o publicitarias, se solicitará una autorización específica para ese fin, separada de la autorización general de tratamiento.

El titular podrá revocar la autorización en cualquier momento, mediante solicitud dirigida al correo electrónico de protección de datos indicado en esta Política, salvo que exista deber legal o contractual que impida la revocatoria.

10. Derechos de los titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable del tratamiento o los encargados del tratamiento.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

11. Procedimiento para consultas y reclamos

Las consultas, solicitudes, peticiones, reclamos, actualizaciones, correcciones, supresiones y revocatorias de autorización podrán presentarse a través del correo electrónico de protección de datos indicado en la Sección 1, y de forma complementaria al número de WhatsApp indicado.

La solicitud deberá contener, como mínimo:

Nombre completo e identificación del titular o de quien actúe en su nombre.
Datos de contacto para recibir respuesta (correo electrónico y/o teléfono).
Descripción clara de la solicitud.
Documentos que soporten la solicitud, cuando aplique.

11.1. Consultas

El titular o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en las bases de datos de VoleiData.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11.2. Reclamos

Cuando el titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al canal oficial, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y los documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Cuando el reclamo no resulte procedente, VoleiData comunicará al titular la decisión de manera motivada, indicando las razones jurídicas o fácticas que la sustentan, sin perjuicio del derecho del titular a acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

11.3. Requisito de procedibilidad ante la SIC

De conformidad con el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el titular o causahabiente solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento.

12. Encargados, transmisión y transferencia internacional de datos

VoleiData podrá apoyarse en terceros proveedores o encargados para el almacenamiento, procesamiento, medición, automatización, hosting, analítica, email marketing, gestión de formularios, atención al cliente y operación del sitio web.

A efectos ilustrativos, las categorías de encargados o proveedores con los que VoleiData puede compartir datos personales incluyen, entre otras:

Proveedores de hosting y almacenamiento en la nube.
Proveedores de email marketing y automatización de comunicaciones.
Proveedores de formularios web y captura de leads.
Proveedores de analítica web y medición de tráfico.
Proveedores de CRM y gestión de relaciones con clubes y contactos.
Proveedores de mensajería, atención al cliente y comunicaciones (correo, WhatsApp Business, etc.).
Proveedores de servicios publicitarios y de medición de campañas.

La identidad concreta de los encargados podrá ser consultada por el titular escribiendo al correo electrónico de protección de datos indicado en la Sección 1. VoleiData mantendrá internamente un inventario actualizado de los encargados.

Cuando se realicen transmisiones a encargados, VoleiData procurará suscribir los acuerdos correspondientes que regulen el alcance del tratamiento, las actividades autorizadas, las obligaciones de seguridad y confidencialidad y las demás materias relevantes, conforme al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015).

Los datos podrán ser almacenados o procesados en infraestructuras tecnológicas ubicadas dentro o fuera de Colombia, incluyendo países en los que operen proveedores tecnológicos de uso habitual. Para transferencias internacionales de datos personales, VoleiData verificará que el país receptor proporcione niveles adecuados de protección de datos en los términos establecidos por la Superintendencia de Industria y Comercio (Circular Externa 005 de 2017 y normas que la modifiquen). Cuando ello no sea posible, se solicitará la autorización expresa e inequívoca del titular para la transferencia o se aplicará alguna de las excepciones previstas en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Al autorizar el tratamiento conforme a esta Política, el titular reconoce que sus datos podrán ser transferidos a proveedores ubicados en países como Estados Unidos, países de la Unión Europea u otros donde operen los servicios tecnológicos utilizados por VoleiData, con las garantías y medidas de seguridad correspondientes.

13. Cookies y tecnologías de seguimiento

El sitio web de VoleiData podrá utilizar cookies, píxeles y tecnologías similares con fines de funcionamiento técnico, medición de tráfico, analítica web, mejora de experiencia de usuario, medición de campañas, audiencias, remarketing y publicidad digital.

Entre otras herramientas, podrán utilizarse servicios como Meta Pixel, Google Analytics, Google Tag Manager y otras tecnologías equivalentes o similares.

El detalle de las cookies utilizadas, su finalidad, vigencia y los mecanismos para gestionarlas o rechazarlas se encuentran en la Política de Cookies de VoleiData, disponible en el sitio web.

14. Seguridad de la información

VoleiData adoptará medidas razonables de seguridad de carácter administrativo, técnico y organizativo para proteger los datos personales contra pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, alteración, divulgación o destrucción. Entre estas medidas se encuentran:

Cifrado de las comunicaciones mediante protocolo HTTPS.
Control de accesos a las bases de datos mediante credenciales y autenticación.
Copias de seguridad periódicas.
Limitación del acceso a la información al personal autorizado.
Acuerdos de confidencialidad con encargados y colaboradores.
Capacitación periódica en protección de datos.

No obstante, ningún sistema es completamente infalible, por lo cual VoleiData no garantiza seguridad absoluta, pero sí se compromete a actuar con diligencia razonable en la protección de la información.

En caso de presentarse un incidente de seguridad que comprometa datos personales, VoleiData seguirá un protocolo interno que incluye: (i) registro detallado del incidente con fecha, hora, hechos y datos afectados; (ii) análisis del alcance e impacto sobre los titulares; (iii) implementación de medidas de contención y correctivas; (iv) reporte a la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos exigidos por la normativa aplicable; y (v) cuando corresponda por el riesgo asociado, comunicación a los titulares afectados. VoleiData conservará evidencia documental de las actuaciones adoptadas.

15. Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)

VoleiData inscribirá las bases de datos que administre en el Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio cuando, de acuerdo con la normatividad vigente, se encuentre obligada a ello, conforme a la Circular Externa 003 de 2018 de la SIC y a las demás disposiciones aplicables.

En caso de proceder la inscripción, cada base de datos con datos personales será registrada de manera independiente, indicando los datos exigidos por la normativa, y VoleiData mantendrá actualizada la información reportada y conservará evidencia de las inscripciones y de sus actualizaciones, en los términos exigidos por la ley.

La obligación de registro será revisada periódicamente por VoleiData, especialmente cuando: se constituya una persona jurídica para operar la plataforma, se incremente significativamente el volumen de titulares, cambien las disposiciones de la SIC sobre obligados a inscribir bases de datos, o se incorporen nuevas bases o finalidades.

16. Conservación de la información

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades aquí descritas y, en particular:

Mientras se mantenga la relación con el titular o el club que representa.
Por los plazos legales aplicables para conservación de información, cuando corresponda.
Hasta que el titular solicite válidamente la supresión de sus datos, cuando esta sea procedente.

Una vez cumplidas las finalidades del tratamiento y los términos legales aplicables, los datos serán suprimidos o anonimizados, salvo que exista deber legal o contractual de conservarlos por un término adicional.

17. Cambios a esta Política

VoleiData podrá modificar, actualizar o ajustar esta Política en cualquier momento, especialmente cuando evolucione el modelo de negocio, cambien los servicios, se incorporen nuevas tecnologías, se constituyan nuevas estructuras societarias o surjan nuevas obligaciones regulatorias.

Se considerarán cambios sustanciales aquellos que se refieran a las finalidades del tratamiento, las categorías de datos personales tratados, la identidad del responsable o encargado, las condiciones de las transferencias internacionales de datos o la incorporación de finalidades comerciales adicionales. Estos cambios serán informados a los titulares con una antelación mínima de diez (10) días hábiles a su entrada en vigencia, a través del sitio web, del aviso de privacidad, del correo electrónico registrado por el titular o por cualquier otro medio idóneo.

Los ajustes de forma o cambios menores, tales como correcciones de redacción, actualizaciones de canales de contacto o ajustes que no afecten los derechos del titular, serán publicados en el sitio web indicando la fecha de la última actualización, sin que ello requiera notificación individual.

18. Vigencia

La presente Política rige a partir de la fecha de su publicación y permanecerá vigente hasta tanto sea modificada o derogada.

Las bases de datos administradas por VoleiData estarán vigentes mientras sean necesarias para las finalidades aquí descritas.